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Titel
Text copied to clipboard!Abteilungsassistent
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Abteilungsassistenten, der unser Team bei der täglichen Organisation und Verwaltung unterstützt. Als Abteilungsassistent sind Sie eine zentrale Anlaufstelle innerhalb der Abteilung und tragen maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der internen Prozesse bei. Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben, koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und sorgen für eine effiziente Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit anderen Abteilungen.
Zu Ihren Aufgaben gehört die Bearbeitung von Korrespondenz, das Erstellen von Präsentationen und Berichten, die Pflege von Datenbanken sowie die Unterstützung bei der Projektkoordination. Sie arbeiten eng mit der Abteilungsleitung zusammen und übernehmen eigenverantwortlich kleinere Projekte. Ihre strukturierte Arbeitsweise, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit machen Sie zu einem unverzichtbaren Teil unseres Teams.
Wir bieten Ihnen ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten, ein motiviertes Team sowie moderne Arbeitsmittel. Wenn Sie gerne im Team arbeiten, zuverlässig sind und Freude an organisatorischen Aufgaben haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
- Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
- Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Dokumenten
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Statistiken
- Unterstützung bei der Projektkoordination
- Kommunikation mit anderen Abteilungen und externen Partnern
- Reiseplanung und -abrechnung für Teammitglieder
- Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
- Allgemeine administrative Unterstützung der Abteilungsleitung
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Assistenzbereich von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Diskretion und Zuverlässigkeit
- Eigenverantwortliches Arbeiten
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Gute Englischkenntnisse von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Assistenzbereich?
- Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben im Arbeitsalltag?
- Wie gehen Sie mit Terminkonflikten um?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie sicher?
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeit beschreiben?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen?
- Können Sie ein Beispiel für ein erfolgreich organisiertes Projekt nennen?
- Wie priorisieren Sie Ihre Aufgaben?
- Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
